Tech

Synkroniser Gmail- og Outlook-kontakter automatisk

En læser ved navn Maribeth migrerer fra Outlook til Gmail og spurgte om synkronisering af hendes to konti:

'Jeg har lige læst din blog om Outlook/Gmail [ Flet dine Outlook- og Gmail-kontakter ]. Jeg forstår, at dette er en løsning for at gøre dem begge ens, men ved du, om der er en måde at gøre det på synkronisere dem konstant? Jeg vil stadig bruge Outlook på mit skrivebord og har også IMAP-bevægelse på min Droidx2-telefon og også på en iPad. Er det muligt?'

I et indlæg fra juli 2009 beskrev jeg, hvordan man ' Synkroniser kontakter og kalendere mellem Outlook, Gmail og iPhone .' Det indlæg henviser til det gratis Google Kalender Sync hjælpeprogram, men der er ikke noget tilsvarende fra virksomheden til synkronisering af kontakter. Google tilbyder sine betalende erhvervskunder Google Apps Sync til Microsoft Outlook (gratis prøveversion tilgængelig).

Et potentielt alternativ er det gratis Synkronisering af kontakter værktøj fra det indiske firma PPP Infotech, som automatisk synkroniserer dine Gmail- og Outlook-kontakter. De eneste fejl, jeg stødte på ved test af programmet, var Outlooks indbyggede antivirusbeskyttelse, som krævede, at jeg manuelt tillod Contacts Sync at få adgang til Outlooks kontakter, og manglende evne til at synkronisere kontakter, der mangler data i e-mail- eller efternavnsfelterne.

Automatisk synkronisering af kontakter mellem Gmail og Outlook

For at synkronisere dine Gmail- og Outlook-kontakter via Contacts Sync skal du indtaste dit Gmail-id og din adgangskode på programmets hovedskærm og klikke på knappen Gem indstillinger. Vælg derefter Outlook-mappen til synkronisering (sandsynligvis Alle kontakter), vælg en af ​​de to synkroniseringsmuligheder (Outlook-kontakter til Gmail eller Gmail-kontakter til Outlook), og klik på knappen Synkroniser.



Contacts Sync henter først kontakterne i hvert system og synkroniserer derefter posterne. Som jeg nævnte, dukkede en advarsel op i Outlook, hvor jeg blev bedt om at give programmet adgang til kontakterne og angive længden af ​​tid for adgang (i intervaller på 1 minut til 10 minutter).

  Microsoft Outlook 2003 advarsel om et program, der forsøger at få adgang til sine kontakter

For at aktivere automatisk synkronisering skal du markere Aktiver planlagt synkronisering i området Planlagt synkronisering nederst i vinduet Kontaktsynkronisering. Indtast antallet af minutter mellem synkroniseringer, og vælg en af ​​de to muligheder: Outlook-kontakter til Gmail eller Gmail-kontakter til Outlook. Synkroniseringens fremskridt og resultater vises i et lille vindue, der dukker op fra programmets ikon i meddelelsesområdet.

  Kontakter Synkroniser fremskridt og resultater vindue

Ved test af Contacts Sync kunne programmet lejlighedsvis ikke fuldføre en synkronisering og genererede en meddelelse, der indikerer, at log-in mislykkedes. Men ved efterfølgende forsøg - uden at indtaste login-oplysningerne igen - blev synkroniseringen gennemført.

Endnu vigtigere er, at Contacts Sync ignorerede Gmail-kontakter uden data i efternavns- eller e-mail-felterne. For eksempel dukkede flere Gmail-kontakter til virksomheder ikke op i Outlook-kontaktpersonerne efter en synkronisering, før jeg havde indtastet noget i postens efternavn eller e-mail-felter.

De første par gange Contacts Sync kørte, dukkede flere poster op i Outlook-kontakterne på min test-pc med kun et navn eller en e-mail-adresse. Nogle af disse ser ud til at være resultatet af Gmails tendens til automatisk at tilføje kontakter, når du kommunikerer med folk. Efter at jeg ryddede op i disse forældreløse poster i mine Gmail-kontakter, forsvandt problemet.

Synkroniseringer genererer duplikerede kontaktposter i Outlook

Et andet problem, jeg stødte på under testen, var Contacts Syncs tendens til at duplikere nogle Gmail-kontaktposter i Outlook. Dette kan have været relateret til poster, der vises i mere end én Gmail-kontaktmappe. Duplikeringerne blev elimineret ved at sikre, at poster kun blev vist i én Gmail-mappe, hvilket måske eller måske ikke er en praktisk løsning for dig.

En anden mulighed for at håndtere duplikerede poster er at bruge den gratis Outlook Duplicate Items Remover (ODIR) værktøj fra det hollandske selskab Vaita. Bemærk, at programmet kun virker med 32-bit versioner af Outlook.

Jeg vil meget hellere beskæftige mig med en lejlighedsvis duplikatindtastning end at bekymre mig om, at kontaktdata går tabt som følge af en synkronisering. Programmet gjorde et godt stykke arbejde med at bevare navne, e-mail-adresser, telefonnumre og adresser på kontaktpersoner i Gmail og Outlook, men som jeg nævnte ovenfor, ser det ud til, at det ignorerer Gmail-poster uden data i efternavnet eller e -mail felter.